• Subject line of the message should read ILL Request and should be followed by the request number assigned by the requesting library if applicable.
• Body of message: should contain the following elements, and each element should begin on a new line. - Date
  - Name of supplying library: As minimum name of library, email address or a recognised library code
  - Need by date, particularly if the request is urgent
  - Type of search: loan or photocopy (accepted or unacceptable)
  - Bibliographic description, for books: author, title, edition, publisher, place of publication, date of publication, ISBN, series title and number; for serials: serial title, volume, part, date of issue, pagination, author and title of article, ISSN
  - Call number or verification source
  If the item is known to be held by the supplying library, and the call number or shelfmark is known, this must be provided. If the location of the item is not known, a verification source should be given
  - Cost information, such as
  • a maximum acceptable cost, expressed in the local currency of the requesting or supplying library
  • a request to be advised of the cost before delivery
  • preferred method of payment eg IFLA Vouchers, invoice

  - Preferred method of delivery
  - Copyright compliance: for photocopy requests, a copyright declaration, which will vary in different countries
  - Client identification
  Information describing the client or end-user for whom the item is being requested. This might be the client's name, or an identification number
  - Full address of requesting library
  Full address and contact information, including the email address of the requesting library, as this can sometimes be lost from the email header information. Include also full postal address, phone and fax number including country code
  - Delivery address
  The postal or electronic address to which the item should be delivered if this is different from the address of the requesting library
  - Billing address: address to which the invoice or bill should be sent if different from the delivery address

• (4) "Liefernde Bibliotheken sollten soweit möglich Bestellungen in jeder Form akzeptieren. Bestellende Bibliotheken sollten sich bewusst sein, dass nicht alle Formen von allen liefernden Bibliotheken akzeptiert werden. Beim Bestellverfahren sollte in jeder Phase Genauigkeit sicher gestellt sein."
  
• (5) "Die Entscheidung, ob eine Ersatzform geliefert oder das Original ausgeliehen wird, liegt bei der liefernden Bibliothek. Jedes Land sollte Verständnis für die Möglichkeiten der bestellenden Bibliothek zeigen, auf die gelieferte Form zugreifen zu können."
  
• (7) "Die bestellende Bibliothek übernimmt die Verantwortung für die verliehenen Materialien von dem Zeitpunkt an, zu dem die Materialien die liefernde Bibliothek verlassen, bis sie sicher wieder zurück gekehrt sind. Für die Lieferung und Rücksendung von Werken sollten schnelle und sichere Verfahren genutzt werden."
  
• (8) "Die Entscheidung über die Erhebung von Gebühren für einzelne Transaktionen liegt bei der jeweiligen Bibliothek. In Fällen, in denen eine Gebühr erhoben wird, sollte sich die Bibliothek bemühen, das Verfahren für die Gebührenerhebung und die Zahlung so einfach wie möglich zu gestalten."

Entstandene Verpackungs- und Versendungskosten fakturieren wir durch beiliegende Rechnung und bitten, diese umgehend zu begleichen – vorzugsweise durch Überweisung auf unser Bankkonto, nach Rücksprache  akzeptieren wir ggf. auch IFLA-Vouchers (vgl. http://www.ifla.org/VI/2/p1/vouchers.htm und http://www.ifla.org/VI/2/p1/voucher-scheme.htm), jedoch können dadurch weitere Kosten entstehen.